Cómo diseñar tu stack tecnológico empresarial

La tecnología que usa tu empresa no es solo un conjunto de herramientas sueltas: es un ecosistema que debe funcionar como un todo. Un stack tecnológico bien diseñado puede ser la diferencia entre un equipo que pierde horas en tareas manuales y uno que escala eficientemente.

¿Qué es un stack tecnológico?

Un stack tecnológico (o tech stack) es el conjunto de herramientas, plataformas y servicios que usa tu empresa para operar. Incluye desde el CRM hasta el email, pasando por facturación, comunicación interna, analytics y más.

Un stack bien armado tiene 4 capas fundamentales:

1. Capa de datos (CRM): La fuente única de verdad. Donde viven tus contactos, empresas y deals.
2. Capa de operaciones (ERP/Facturación): Los sistemas que manejan el negocio: facturación, inventario, contabilidad.
3. Capa de comunicación: Email, WhatsApp, Slack, chatbots. Todo lo que conecta a tu equipo con clientes.
4. Capa de automatización: Los workflows, integraciones y código que conectan todo y eliminan tareas manuales.

Los errores más comunes

1. Herramientas que no se hablan entre sí

El error más frecuente: cada equipo elige sus propias herramientas sin pensar en la integración. Marketing usa Mailchimp, ventas usa un Excel, soporte usa Zendesk, y nadie tiene la foto completa del cliente.

2. Sobredimensionar el stack

No necesitás 15 herramientas. Una PYME puede operar perfectamente con 4-5 herramientas bien integradas. Más herramientas = más complejidad, más costos, más puntos de falla.

3. No tener una fuente única de verdad

Si los datos de un cliente están en 5 lugares diferentes, ninguno es confiable. Necesitás un CRM como fuente central donde converge toda la información.

"El 60% de las PYMEs tiene datos de clientes duplicados o desactualizados en al menos 3 sistemas diferentes."

Stack recomendado para PYMEs

Basándonos en nuestra experiencia implementando stacks para decenas de empresas, recomendamos:

CRM: HubSpot

HubSpot como centro del stack. Maneja contactos, deals, emails, formularios, landing pages y reportes. El CRM es gratuito y los hubs se agregan según necesidad.

Comunicación: WhatsApp Business API + Slack

WhatsApp para comunicación con clientes (integrado con HubSpot para trackear conversaciones). Slack para comunicación interna del equipo (con notificaciones de HubSpot).

Facturación/ERP

Depende del país y tamaño. Lo importante es que esté integrado con HubSpot para que cuando un deal se cierra, la factura se genere automáticamente.

Analytics: Google Analytics + HubSpot Reports

GA4 para tráfico web, HubSpot para métricas de negocio (conversión, revenue, pipeline). Ambos conectados para ver el journey completo.

Cómo evaluar una herramienta nueva

Antes de agregar cualquier herramienta a tu stack, hacete estas preguntas:

1. ¿Tiene API o integraciones nativas? Si no se puede conectar con tu CRM, no sirve.
2. ¿Reemplaza algo que ya tenés? Si no, ¿realmente la necesitás o estás complicando el stack?
3. ¿Quién la va a mantener? Toda herramienta requiere administración. ¿Tenés el equipo para eso?
4. ¿Escala con tu negocio? Una herramienta gratuita que no escala te va a costar más a largo plazo.
5. ¿Los datos fluyen hacia tu CRM? Si genera datos que no llegan al CRM, creás silos de información.

El rol de las integraciones

Las integraciones son el sistema nervioso de tu stack. Sin ellas, tenés herramientas aisladas. Con ellas, tenés un ecosistema donde la información fluye automáticamente.

Hay 3 tipos de integraciones:

• Nativas: Las que vienen incluidas (ej: HubSpot + Gmail). Fáciles de configurar pero limitadas en personalización.
• Middleware: Herramientas como Zapier o Make que conectan apps sin código. Buenas para flujos simples.
• Custom: Desarrollo a medida usando APIs. Máxima flexibilidad y control. Ideal para procesos complejos o de alto volumen.

Para la mayoría de los casos, una combinación de integraciones nativas + custom es la mejor opción. El middleware funciona bien para prototipar, pero a escala puede salir caro y limitado.